POLÍTICAS DE VIÁTICOS

LOS COLABORADORES DE BXTI, DEBE DE CUMPLIR CON ACCIONES OPERATIVAS Y ADMINISTRATIVAS EN DIVERSOS LUGARES FUERA DE SU ÁREA DE ADSCRIPCIÓN, POR LO CUAL SE REQUIERE CONTAR CON UNA POLÍTICA DE VIÁTICOS, POR ESTO ES NECESARIO ESTABLECER LOS CONTROLES A FIN DE HOMOGENIZAR Y TRANSPARENTAR LOS PROCESOS, EN LO QUE SE REFIERE A LA AUTORIZACIÓN, ASIGNACIÓN Y COMPROBACIÓN DEL EJERCICIO DE LOS VIÁTICOS.

I. OBJETIVOS

a. ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS SOBRE LOS CUALES SE REALIZARÁN LAS SOLICITUDES DE VIAJES ASÍ COMO LOS REEMBOLSOS DE VIÁTICOS DE LOS EMPLEADOS DE BXTI, POR MOTIVOS DE VIAJE RELACIONADOS A UN PROYECTO PARTICULAR.
b. PROPORCIONAR A LA EMPRESA CONTRATANTE (CLIENTE) Y AL PERSONAL DE BXTI, LOS LINEAMIENTOS, CRITERIOS Y MECANISMOS QUE DEBERÁN LLEVARSE A CABO PARA EL EJERCICIO Y LA COMPROBACIÓN DE LOS VIÁTICOS DENTRO DE LOS PROYECTOS ESTABLECIDOS POR LA EMPRESA.
c. ASÍ MISMO REGULAR LOS SISTEMAS MEDIANTE LOS CUALES SE ESTABLECEN LAS CARACTERÍSTICAS ÓPTIMAS ACORDADAS EN LAS POLÍTICAS INTERNAS DE VIÁTICOS, BRINDANDO SIEMPRE AL EMPLEADO DE BXTI LOS LINEAMIENTOS ACORDADOS.
d. REGULAR LOS TRÁMITES REQUERIDOS PARA LA CORRECTA GESTIÓN DE LOS VIÁTICOS, MEDIANTE LA APLICACIÓN DE MECANISMOS AL NO SER CUMPLIDOS.

II. ALCANCE

ESTE DOCUMENTO NORMATIVO APLICA A:
a) CLIENTES DE BXTI QUE EN EJERCICIO DE SUS DERECHOS CONTRATEN LOS SERVICIOS DE DICHA EMPRESA.
b) LOS TITULARES QUE SE ENCUENTREN A CARGO DEL PROYECTO DENTRO DE LA EMPRESA CONTRATANTE.
c) LOS LÍDERES DE PROYECTO QUE SE ENCUENTREN DENTRO DE LA EMPRESA PRESTADORA DE SERVICIOS, AL IGUAL QUE A TODO EL PERSONAL, QUE FIGURE DENTRO DE ESTAS PRESTACIONES.

III.POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

a) VIVIENDA

a. SERVICIOS BÁSICOS
SE CONSIDERARAN SERVICIOS BÁSICOS LOS SIGUIENTES LUZ, AGUA, AGUA CALIENTE, GAS, AIRE ACONDICIONADO, DRENAJE, ASÍ COMO TODOS AQUELLOS INDISPENSABLES PARA VIVIR.
A FALTA DE ESTOS SERVICIOS BÁSICOS POR MÁS DE 8 HORAS EL CLIENTE DEBERÁ EVACUAR AL PERSONAL DE BXTI, PARA INSTALARLO EN UN HOTEL, SI LOS SERVICIOS SE RESTABLECEN EN UN PERIODO MENOR A LAS HORAS ESTIPULADAS, NO SERÁ NECESARIO REALIZAR NINGUNA ACCIÓN.

b. ALOJAMIENTO
EL ALOJAMIENTO DEL PERSONAL DE BXTI DEBERÁ CUBRIR LOS SIGUIENTES PUNTOS:
HOTEL:
1 HABITACIÓN POR CONSULTOR CON BAÑO INDEPENDIENTE.
VIVIENDA:
1 HABITACIÓN POR CONSULTOR, UN BAÑO COMÚN POR CADA DOS CONSULTORES Y TAMAÑO DE ESPACIOS ADECUADOS.
EN AMBOS TODOS LOS ESPACIOS DEBERÁN DE ESTAR ADECUADAMENTE AMUEBLADOS, CON MOBILIARIO AMPLIO, CÓMODO, SEGURO Y FUNCIONAL (EJ: SALA, COMEDOR, SILLAS, CLOSET, RECAMARA, COLCHÓN ORTOPÉDICO, COCINA, REFRIGERADOR, ETC.) NO MOBILIARIO DE PLÁSTICO, NI LÍNEAS ECONÓMICAS O DE CALIDAD DESECHABLE.
EN ZONAS CON CLIMAS QUE SOBREPASEN LOS 30 GRADOS ES NECESARIO QUE EL ALOJAMIENTO CUENTE CON AIRE ACONDICIONADO, EN ÁREAS COMUNES TALES COMO SALA, COMEDOR, COCINA ASÍ COMO EN CADA HABITACIÓN.
TODOS LOS PUNTOS ANTERIORMENTE MENCIONADOS DEBERÁN DE SER ACORDADOS PREVIO AL INICIO DE CADA UNO DE LOS PROYECTOS.

c. SERVICIOS COMPLEMENTARIOS OBLIGATORIOS
SERÁN CONSIDERADOS COMO SERVICIOS COMPLEMENTARIOS LOS SIGUIENTES:
INTERNET
TV POR CABLE O SATELITAL.
LIMPIEZA DE BAÑO Y EN GENERAL 3 VECES POR SEMANA.
FUMIGACIONES TERRESTRES
ILUMINACIÓN.
EN CASO DE PRESENTAR UNA SITUACIÓN DE FALTA DE SERVICIO, POR MÁS DE 24 HORAS EL CLIENTE DEBERÁ GESTIONAR, TRASLADAR Y REUBICAR AL PERSONAL DE BXTI EN UN HOTEL, SI EL CASO PRESENTADO ES DE INTERMITENCIA EN EL SERVICIO POR UN PLAZO MAYOR A DOS DÍAS HÁBILES, EL CLIENTE DE IGUAL MODO DEBERÁ REUBICAR AL PERSONAL DE BXTI EN UN HOTEL, SIGUIENDO LOS LINEAMIENTOS ANTES MENCIONADOS.

d. MANTENIMIENTO
MAL FUNCIONAMIENTO DE LOS SERVICIOS TANTO BÁSICOS COMO COMPLEMENTARIOS:
EN CASO DE FALLAS EN LA ELECTRICIDAD, PLOMERÍA, CERRAJERÍA, ILUMINACIÓN POR USO DEL INMUEBLE ESTAS DEBERÁN DE REPARARSE A LA BREVEDAD POSIBLE, DADO QUE AFECTAN DIRECTAMENTE EL ÓPTIMO DESARROLLO Y SEGURIDAD DEL PERSONAL DE BXTI, SE TOMARAN A CONSIDERACIÓN LOS SIGUIENTES DOS DÍAS HÁBILES, PARA DAR RESPUESTA DE NO SER ASI SE REPARARÁ Y FACTURARÁ AL CLIENTE.
EN CASO DE DESGASTE POR EL USO NATURAL DEL INMUEBLE COMO CASA-HABITACIÓN, QUE NO AFECTEN EL ÓPTIMO FUNCIONAMIENTO, SE TENDRÁ UNA COMO TERMINO ESTIPULADO 5 DÍAS HÁBILES, DESPUÉS DE ESTE LAPSO SE REPARARÁ Y SE FACTURARÁ AL CLIENTE.

e. MOBILIARIO
EN CASO DE PRESENTAR FALTA DE MOBILIARIO TAL COMO (SILLAS, MESAS, CORTINAS, CAMA, CLOSETS, ESPEJOS, MOBILIARIO EN ÁREAS COMUNES, AIRE ACONDICIONADO, ELECTRODOMÉSTICOS), EL PERSONAL DE BXTI DEBERÁ DE SER TRASLADADO A UN HOTEL, A PARTIR DE DOS DÍAS HÁBILES, SI EL PROBLEMA ES RESUELTO EN UN LAPSO MENOR NO SERÁ NECESARIO GESTIONAR ACCIÓN ALGUNA.
ACCESORIOS COMPLEMENTARIOS
SERÁN CONSIDERADOS ACCESORIOS COMPLEMENTARIOS LOS SIGUIENTES:
ELECTRODOMÉSTICOS.
VAJILLA Y UTENSILIOS NECESARIOS PARA LA PREPARACIÓN DE ALIMENTOS.
UTENCILIOS DE LIMPIEZA Y CONSUMO DE ALIMENTOS.
JABÓN DE TOCADOR.
PAPEL HIGIÉNICO.
TOALLAS, Y CUALQUIER OTRO UTENCILIO INCLUIDO EN ESTA CATEGORIA.
SI LOS ACCESORIOS NO SE ENCUENTRAN, O ESTÁN EN MAL ESTADO, SE TENDRÁ A CONSIDERACIÓN COMO LAPSO ESTIPULADO 24 HORAS PARA DAR RESPUESTA, EN CASO DE OMISIÓN DESPUÉS DE ESTE TIEMPO SE COMPRARAN Y SE FACTURARAN AL CLIENTE.

f. SEGURIDAD
EN CASO DE QUE LA VIVIENDA O EL HOTEL SE ENCUENTREN EN ZONA DE RIESGO, SEA PELIGROSA PARA EL DESARROLLO DE LA VIDA DIARIA, SE OPTARÁ POR EL CAMBIO DE DOMICILIO, TRASLADO A UN HOTEL O EN SU CASO TRABAJO REMOTO, COMO PRÓRROGA ESTIPULADA PARA GENERAR LOS CAMBIOS SIGUIENTES SE TENDRÁ UN PERIODO DE TOLERANCIA DE 5 DÍAS HÁBILES, A PARTIR DE LA NOTIFICACIÓN A LA EMPRESA CONTRATANTE, DESPUÉS DE ESTO SE FACTURARÁ Y SE COBRARÁ AL CLIENTE.

I.OFICINA

a) FALTA DE MOBILIARIO

SE CONSIDERARA COMO MOBILIARIO DE OFICINA LO SIGUIENTE:
· SILLAS CON DESCANSABRAZOS.
· MESAS.
· PINTARRON (1 POR CADA 3 CONSULTORES).
· PLUMONES PARA PINTARRON.
· TELÉFONO.
· 2 PROYECTORES ASIGNADOS A CADA PROYECTO.
· IMPRESORA.
· TÓNER.
· HOJAS.
EN CASO DE NO CONTAR CON EL MOBILIARIO DE TRABAJO REQUERIDO EN LAS OFICINAS DE LA EMPRESA CONTRATANTE, SE RESPETARÁ UN LAPSO DE 5 DÍAS HÁBILES, DESPUÉS DE DAR AVISO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS PERTINENTES, EN CASO DE NO RECIBIR RESPUESTA O EN SU DEFECTO CAMBIO DE EQUIPOS, SE COMPRARÁN Y SE FACTURARÁN AL CLIENTE.

b) MOBILIARIO NO ADECUADO

SI EL MOBILIARIO NO ES ADECUADO PARA TRABAJAR LARGAS JORNADAS (INCÓMODO), O NO ES EL INDICADO PARA EL TIPO DE TRABAJO QUE SE ESTÁ REALIZANDO, SE LE DARÁ AL CLIENTE UN PERIODO DE RESPUESTA DE DOS DIAS HABILES, DE NO OBTENER RESPUESTA, EL PERSONAL DE BXTI PODRÁ COMPRARLO Y FACTURARLO AL CLIENTE, O EN SU DEFECTO TRABAJAR REMOTO.

c) SERVICIOS BÁSICOS

EN OFICINA SE DEBERÁ CONTAR CON LOS SERVICIOS BÁSICOS PARA DESEMPEÑAR LAS FUNCIONES LABORALES DE BXTI, DICHOS SERVICIOS SON AGUA, LUZ, INTERNET, AIRE ACONDICIONADO.
DE TENER FALTA EN LOS SERVICIOS MENCIONADOS, LA EMPRESA CONTRATANTE TENDRÁ UN PERIODO DE RESPUESTA DE 8 HORAS, SI DURANTE ESTE PERIODO NO SE RENUEVAN LOS SERVICIOS, EL PERSONAL DE BXTI TRABAJARÁ REMOTO.

d) ÁREA DE TRABAJO

EL ÁREA DE TRABAJO SE DEBERÁ ENCONTRAR EN CONDICIONES OPTIMAS DE LIMPIEZA, NO DEBERAN SER INCOMODAS PARA EL USO DEL PERSONAL, ADEMÁS DEBERAN CONTAR CON LA PRIVACIDAD ADECUADA, DE NO SER ASÍ LOS EMPELADOS DE BXTI, TRABAJARÁN REMOTO, EL PERIODO DE RESPUESTA PARA QUE LA EMPRESA CONTRATANTE RESUELVA EL PROBLEMA, ES DE 8 HORAS A PARTIR DE LA NOTIFICACIÓN A LA EMPRESA CONTRATANTE.
SI LOS CONSULTORES NO CUENTAN CON UN ESPACIO ADECUADO PARA EL DESARROLLO DE SUS FUNCIONES, SU ESPACIO PERSONAL Y VITAL ES INVADIDO, SE LE DARÁ UN PERIODO DE RESPUETA A LA EMPRESA CONTRTATANTE DE DOS DIAS HABILES PARA RESOLVER LA SITUACIÓN PRESENTADA DE NO SER ASI, LOS EMPLEADOS DE BXTI TRBAJARAN REMOTO.

e) SALA DE REUNIONES INTERNAS BXTI

LA EMPRESA CONTRATANTE DEBERÁ DE PROPORCIONAR SALAS PARA QUE LOS EMPLEADOS DE BXTI TENGAN REUNIONES A PUERTA CERRADA, DENTRO DE SUS INSTALACIONES.
SI LA EMPRESA CONTRATANTE NO ATIENDE ESTAS SOLICITUDES EN UN PERIODO DE DOS DIAS HABILES, LOS EMPLEADOS DE BXTI PODRAN CONTRATAR SALAS FUERA DE LA EMPRESA Y FACTURARLAS AL CLIENTE, O TRBAJAR REMOTO.

f) JORNADAS DE TRABAJO

SE ESTIPULA QUE LA JORNADA LABORAL PARA LOS EMPLEADOS DE BXTI CONSISTE EN 8 HORAS DIARIAS LO QUE EQUIVALE A UN DIA DE TRABAJO, EN CASO DE QUE LA EMPRESA CONTRATANTE REQUIERA AMPLIAR EL HORARIO DE LA JORNADA LABORAL SE LE DEBERÁ AVISAR CON 8 HORAS DE ANTICIPACIÓN (UN DIA ANTES) AL EMPLEADO, LO MISMO SI SE TRATA DE TRABAJO LOS FINES DE SEMANANA Y SE PODRÁ HACERLO REMOTO.

II. TRANSPORTE

a) TRANSPORTE LOCAL

SI EL TRANSPORTE LOCAL SE ENCUENTRA EN MAL ESTADO, ES INSUFICIENTE, ES PELIGROSO O SE ENCUENTRA EN UNA ZONA DE RIESGO, LA EMPRESA CONTRATANTE DEBERA ASEGURARSE DE PROVEER OPCIONES TALES COMO DAR EL MANTENIMIENTO NECESARIO (COCHE), PROVEER TRANSPORTE DE REMPLAZO (TAXI), TODO ESTO FACTURABLE AL CLIENTE, EL TIEMPO ESTIPULADO PARA DAR SOLUCION A LO PRESENTADO SERA DE 5 DIAS HABILES A PARTIR DE LA NOTIFICACIÓN A LA EMPRESA CONTRATANTE, DEPUÉS DE CONCLUIDO ESTE TIEMPO SE PROCEDERÁ A LO ANTES MENCIONADO.
SI EL TRANSPORTE ASIGNADO ES INSUFCIENTE O INADECUADO PARA TRANSPORTAR A LA TOTALIDAD DE LOS EMPLEADOS DE BXTI, SE TOMARÁN TRANSPORTES ADICIONALES (TAXIS) PARA CUMPLIR CON LOS HORARIOS DE TRABAJO ESTIPULADO, TODO ESTO SERÁ FACTURABLE AL CLIENTE.
SI PREVIO AL ARRANQUE DEL PORYECTO, NO SE ENCUENTRA NINGÚN TIPO DE TRANSPORTE PARA LOS EMPLEADOS DE BXTI, SE ACORDARÁ Y SE FACTURARÁ AL CLIENTE LO RELATIVO A TRANSPORTES PARA LOS EMPLEADOS DE BXTI.

b) VUELOS

RETRASO EN VUELOS, EN CASO DE PRESENTARSE ESTA SITUCACIÓN, EL CLIENTE DEBERÁ CUBRIR EL PAGO CORRESPONDIENTE AL TRASALDO DE LOS EMPLEADOS DE BXTI DE REGRESO A CASA, YA SEA EN LA CIUDAD DE MÉXICO COMO EN LA ZONA CONURBADA Y ZONAS ALEDAÑAS.
PERDIDA DE VUELO, QUE SEAN IMPUTABLES AL CLIENTE, SE DEBERÁ BUSCAR EL VUELO MÁS PRÓXIMO Y ESTE SERÁ FACTURADO AL CLIENTE DE MANERA INMEDIATA, AL IGUAL QUE CAMBIOS DE HORARIO EN LOS VUELOS ESTIPULADOS.

III. VIÁTICOS

a. COMIDA
FALTA DE OPCIONES O CALIDAD INSUFICIENTE, (MENOS DE 3 LUGARES PARA ELEGIR, PORCION INSUFICIENTE, MENÚ NO SALUDABLE O ADECUADO A DIETA DEL EQUIPO EN COMEDOR DE CLIENTE, MENÚ REPETITIVO), SE ESPERA UN PERIODO DE RESPUESTA DE LA EMPRESA CONTRATANTE DE 5 DIAS HABILES PARA RESOLVER EL PROBLEMA, DE NO SER ASI SE PODRÁ PEDIR EL CAMBIO DE COMIDA POR PERDIEM.

b. PERDIEM POR PAGO AL CLIENTE
FALTA DE DEPÓSITO DE PERDIEM, BXTI REALIZARÁ EL DEPÓSITO Y LO FACTURARÁ AL CLIENTE.

c. DESPENSA
SI LA DESPENSA NO ES ENTREGADA A TIEMPO O LA REVISIÓN DE CONCEPTOS ES INADECUADA (EJ. NO ENTREGADA EN EL DÍA ACORDADO, ENTREGA DE DESPENSA INCOMPLETA, CUESTIONAMIENTO SOBRE ARTÍCULOS COMPRADOS (QUE CUMPLA EL MONTO LÍMITE DE DESPENSA), EL TIEMPO ESPERADO DE RESPUESTA DE LA EMPRESA CONTRATANTE SERÁ DE UN DÍA HÁBIL, SI NO SE OBTIENE NINGUNA RESPUESTA EN ESTE LAPSO, SE CAMBIARÁ LA OPCIÓN DE DESPENSA POR UN MONTO FIJO CUBRIENDO LAS POLITICAS DE EL CLIENTE.

d. GENERAL
ASIGNACIÓN DE RECURSOS DE VIÁTICOS A LOS CONSULTORES DE BXTI QUE SE ENCUENTREN EN PROYECTO, LOS ACORDADOS Y LOS ADICCIONALES QUE SE REQUIERAN DURANTE LAS ETAPAS DEL PROYECTO. CONSTANTE NECESIDAD DE CUBRIR COSTOS INTERNOS PARA SOLUCIONAR SITUACIONES (MÁS DE 2 SITUACIONES), SE DEBERÁ ENTREGAR AL PROJECT MANAGER ASIGNADO POR BXTI AL PROYECTO, UNA CAJA CON VALOR DE 5,000.00, PARA CUBIR LOS GASTOS QUE SE PRESENTEN POR CONSUMO HABITUAL DE LOS SERVICIOS (FALTA DE GAS, PROBLEMAS ELECTRICOS, COMPRA DE PIPA DE AGUA, MANTENIMIENTO EN GENERAL, ETC). EN ESTOS CASOS EL CLIENTE TENDRÁ UN PERIODO DE DOS DIAS HÁBILES PARA CUBRIR Y ENTREGAR LA CAJA DE NO SER ASI, TODO SERÁ FACTURADO AL CLIENTE.

IV. SEGURIDAD

a) FALTA DE SEGURIDAD

SI SE PRESENTAN SITUACIONES DE RIESGO, QUE PONGAN EN PELIGRO LA INTEGRIDAD O LA VIDA DE EL EQUIPO DE BXTI, LA RESPUESTA DEBERÁ SER INMEDIATA Y EL EQUIPO SE TRASLADARÁ A LA ZONA SEGURA MÁS CERCANA A LAS INSTALACIONES DEL CLIENTE Y CONTINUARÁ TRABAJANDO REMOTO.

CONTACTO

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